logo2

tencty

slide1 slide2 slide3 slide4 slide5

10 chiến lược quản lý thời gian tốt hơn - 10 strategies for better time management

10 chiến lược quản lý thời gian tốt hơn - 10 strategies for better time management

$11.     Biết bạn sử dụng thời gian của bạn như thế nào:

Giữ một bản ghi thời gian là một cách hữu ích để xác định bạn đang sử dụng thời gian của bạn như thế nào. Bắt đầu bằng cách ghi lại những gì bạn đang làm trong khoảng 15 phút cho một hoặc hai tuần. Đánh giá kết quả. Hãy hỏi xem bạn đã làm tất cả mọi thứ đó là cần thiết hay không; xác định nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian nhất; xác định thời gian trong ngày khi bạn có hiệu quả nhất; và phân tích nơi mà hầu hết thời gian của bạn cống hiến/dành cho - công việc, gia đình, cá nhân, giải trí, vv. Xác định các nhiệm vụ tốn nhiều thời gian nhất của bạn và xác định xem bạn đang đầu tư thời gian của bạn vào các hoạt động quan trọng nhất có thể giúp bạn xác định một quá trình/quá trình diễn biến hành động. Ngoài ra, có một ý thức/khả năng phán đoán tốt về số lượng thời gian cần thiết cho công việc thường ngày có thể giúp bạn thực tế hơn trong việc lập kế hoạch và ước tính có bao nhiêu thời gian sẵn có/có thể dung được cho các hoạt động khác.

Know How You Spend Your Time:

Keeping a time log is a helpful way to determine how you are using your time. Start by recording what you are doing for 15-minute intervals for a week or two. Evaluate the results. Ask if you did everything that was needed; determine which tasks require the most time; determine the time of day when you are most productive; and analyze where most of your time is devoted – job, family, personal, recreation, etc. Identifying your most time-consuming tasks and determining whether you are investing your time in the most important activities can help you to determine a course of action. In addition, having a good sense of the amount of time required for routine tasks can help you be more realistic in planning and estimating how much time is available for other activities.

$12.     Thiết lập các ưu tiên:

Quản lý thời gian của bạn có hiệu quả đòi hỏi phải có một sự phân biệt giữa những gì là quan trọng và những gì là khẩn cấp (MacKenzie, 1990). Các chuyên gia đồng ý rằng những nhiệm vụ quan trọng nhất thường không phải là nhiệm vụ cấp bách nhất. Tuy nhiên, chúng ta có xu hướng để cho/cho phép tính khẩn cấp thống trị/chi phối cuộc sống của chúng ta. Covey, Merrill, và Merrill (1994) phân loại các hoạt động của chúng ta thành bốn góc phần tư trong Ma Trận Quản Lý Thời Gian của chúng: khẩn cấp, không khẩn cấp, quan trọng và không quan trọng. Trong khi những hoạt động có cả khẩn cấp và quan trọng phải được thực hiện, Covey et.al. cho thấy rằng chúng ta dành ít thời gian vào các hoạt động không quan trọng (không phân biệt cấp bách của chúng) để đạt được thời gian để tập trung vào các hoạt động mà không phải là khẩn cấp nhưng quan trọng. Tập trung vào những hoạt động quan trọng này cho phép bạn đạt được việc kiểm soát tốt hơn thời gian của bạn và có thể giảm số lượng các nhiệm vụ quan trọng mà trở nên/trở thành khẩn cấp. Một trong những cách dễ nhất để ưu tiên là lập một danh sách "việc phải làm". Bạn có cần một danh sách hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng hay không phụ thuộc vào lối sống của bạn. Chỉ cần cẩn thận không cho phép việc lập danh sách vượt ra khỏi tầm kiểm soát và không giữ những danh sách phức tạp cùng một lúc. Xếp hạng/phân cấp các mục trong danh sách "phải làm" của bạn theo thứ tự ưu tiên (cả quan trọng và cấp bách). Bạn có thể chọn để nhóm các mục trong các chuyên mục như: cao, trung bình và thấp, đánh số chúng theo thứ tự, hoặc sử dụng một hệ thống mã hóa màu sắc. Hãy nhớ rằng mục tiêu của bạn không phải là chọn lựa/phân biệt/đánh dấu để làm nổi bật những mục nhiều nhất/đa số; đúng hơn/thay vì bạn muốn chọn lựa/phân biệt/đánh dấu để làm nổi bật những hạng mục ưu tiên cao nhất (MacKenzie, 1990). Có một danh sách ưu tiên "để làm" cho phép bạn nói "không" với các hoạt động có thể là thú vị hoặc cung cấp một cảm giác thành tựu /thành tích nhưng không phù hợp với các ưu tiên cơ bản của bạn.

Set Priorities:

Managing your time effectively requires a distinction between what is important and what is urgent (MacKenzie, 1990). Experts agree that the most important tasks usually aren’t the most urgent tasks. However, we tend to let the urgent dominate our lives. Covey, Merrill, and Merrill (1994) categorize our activities into four quadrants in their Time Management Matrix: urgent, not urgent, important and not important. While activities that are both urgent and important must be done, Covey et.al. suggests that we spend less time on activities that are not important (regardless of their urgency) in order to gain time to focus on activities that are not urgent but important. Focusing on these important activities allows you to gain greater control over your time and possibly reduce the number of important tasks that do become urgent. One of the easiest ways to prioritize is to make a “to do” list. Whether you need a daily, weekly or monthly list depends on your lifestyle. Just be careful not to allow the list-making to get out of control and do not keep multiple lists at the same time. Rank the items on your “to do” list in order of priority (both important and urgent). You may choose to group items in categories such as high, medium and low, number them in order, or use a color coding system. Keep in mind that your goal is not to mark off the most items; rather you want to mark off the highest priority items (MacKenzie, 1990). Having a prioritized “to do” list allows you to say “no” to activities that may be interesting or provide a sense of achievement but do not fit your basic priorities.

$13.     Sử dụng một công cụ lập kế hoạch:

Các chuyên gia quản lý thời gian khuyên bạn sử dụng một công cụ lập kế hoạch cá nhân để cải thiện năng suất của bạn. Ví dụ về các công cụ lập kế hoạch cá nhân bao gồm lập kế hoạch điện tử, nhật ký bỏ túi, lịch công tác, các chương trình máy tính, biểu đồ tường (một biểu đồ lớn hoặc áp phích được treo cho thông tin hoặc giảng dạy), phiếu/thẻ mục lục và máy tính xách tay. Viết/mô tả nhiệm vụ, lịch trình của bạn, và những người luyện tập bộ nhớ có thể giải phóng tâm trí của bạn để tập trung vào các ưu tiên của bạn. Những người học thông qua nghe và nói có thể thích nêu ra những suy nghĩ của mình để thay thế. Điều quan trọng là để tìm một công cụ lập kế hoạch làm việc cho bạn và sử dụng công cụ đó một cách nhất quán. Một số nhắc nhở khi sử dụng một công cụ lập kế hoạch là:

Use a Planning Tool:

Time management experts recommend using a personal planning tool to improve your productivity. Examples of personal planning tools include electronic planners, pocket diaries, calendars, computer programs, wall charts, index cards and notebooks. Writing down your tasks, schedules, and memory joggers can free your mind to focus on your priorities. Auditory learners may prefer to dictate their thoughts instead. The key is to find one planning tool that works for you and use that tool consistently. Some reminders when using a planning tool are:

Luôn luôn ghi lại thông tin của bạn trên bản thên công cụ. Ghi chép những ghi chú ở nơi khác phải được chuyển giao sau là không hiệu quả.

Always record your information on the tool itself. Jotting notes elsewhere that have to be transferred later is inefficient.

Xem xét công cụ lập kế hoạch của bạn hàng ngày.

Review your planning tool daily.

Mang công cụ lập kế hoạch của bạn theo bạn.

Carry your planning tool with you.

Hãy nhớ giữ một danh sách các ưu tiên của bạn trong công cụ lập kế hoạch của bạn và đề cập đến nó thường xuyên.

Remember to keep a list of your priorities in your planning tool and refer to it often.

Đồng bộ hóa các kế hoạch điện tử với máy tính của bạn và nạp lại pin trong kế hoạch của bạn một cách thường xuyên.

Synchronize electronic planners with your computer and recharge the batteries in your planner on a regular basis.

Giữ một hệ thống hỗ trợ/sao chép dự phòng.

Keep a back-up system.

$14.     Sắp xếp ngăn nắp:

Hầu hết mọi người thấy rằng sự thiếu tổ chức dẫn đến quản lý thời gian nghèo nàn/yếu kém. Những nhà tổ chức chuyên nghiệp khuyên bạn đầu tiên thoát khỏi sự lộn xộn. Một phương pháp thường được sử dụng là thiết lập ba hộp (hoặc góc của một căn phòng) có nhãn "Giữ" - "Cho" - "Quăng/bỏ." Tách riêng đống lộn xộn bằng cách phân loại các mặt hàng vào các ô này. Ngay lập tức loại bỏ các món hàng/mục trong hộp "Quăng" của bạn. Hộp "Cho" của bạn có thể bao gồm các mặt hàng/mục bạn muốn bán, ủy quyền, hoặc ngừng để tìm một phương pháp để loại bỏ những vật mặt hàng/vật dụng này như một việc bán hàng cá nhân ngay trong sân nhà mình sân, quyên góp từ thiện, hoặc quà tặng cho bạn bè hoặc thành viên gia đình/họ hàng bên ngoài nhà của bạn.

Với sự lộn xộn ra đi, bước tiếp theo là thực hiện một hệ thống cho phép bạn quản lý/xử lý thông tin (ví dụ, nhiệm vụ, giấy tờ, e-mail, vv) ít hơn, chỉ có một lần, khi có thể. Về cơ bản bạn có 5 lựa chọn để xử lý/quản lý thông tin:

Get Organized:

Most people find that disorganization results in poor time management. Professional organizers recommend that you first get rid of the clutter. A frequently used method is to set up three boxes (or corners of a room) labeled “Keep” – “Give Away” – “Toss.” Separate the clutter by sorting items into these boxes. Immediately discard items in your “Toss” box. Your “Give Away” box may include items you want to sell, delegate, or discontinue so find a method to eliminate these items such as a yard sale, charitable donation, or gifts to friends or family members outside your home.

With the clutter gone, the next step is to implement a system that allows you to handle information (e.g., tasks, papers, e-mail, etc.) less, only once, when possible. Basically you have 5 options for handling information:

Ném nó đi, xóa nó, hoặc nếu không được thì tống khứ nói đi.

Throw it away, delete it, or otherwise get rid of it.

Uỷ thác/giao phó nó: tặng/đưa nó cho người khác để dung, sắp xếp/sắp đặt, hoặc trả lời.

Delegate it: give it to someone else to do, file, or respond.

Chính bạn sẽ ảnh hưởng tác động đế nó. Sau đó ném nó đi hoặc sắp xếp nó lại.

Act on it yourself. Then throw it away or file it.

Sắp xếp tạm thời nó cho đến khi nó cần hành động hoặc cho đến khi có thêm thông tin nhận được. Tiếp theo: một tập tin "công việc khó khăn" có thể hữu ích cho các tổ chức/lưu giữ thông tin tạm thời.

File it temporarily until it needs action or until additional information is received. Follow-up: a “tickler” file can be useful for holding temporary information.

Sắp xếp cố định (sử dụng lâu dài/thường xuyên), nơi bạn có thể dễ dàng tìm thấy nó sau này.

File it permanently where you can easily find it later.

(Dodd and Sundheim, 2005).

$15.     Lập lịch trình thời gian của bạn Một cách thích hợp:

Ngay cả những người bận rộn nhất cũng thấy có thời gian cho những gì họ muốn làm và cảm thấy là quan trọng. Lập lịch trình/chương trình không chỉ là ghi lại những gì bạn phải làm (ví dụ, các cuộc họp và các cuộc hẹn), nó cũng thực hiện một cam kết thời gian đối với những điều bạn muốn làm. Lập lịch trình/chương trình tốt đòi hỏi bạn phải biết chính mình. Sử dụng bản ghi thời gian của bạn, bạn nên xác định những thời điểm nào trong ngày khi bạn có năng suất và tỉnh táo cao nhất. Lập kế hoạch những nhiệm vụ khó khăn nhất của bạn khi bạn có nhiều năng lượng nhất. Thiết kế/Miêu tả sơ lược thời gian cho các hoạt động ưu tiên cao của bạn trước và bảo vệ thời gian đó khỏi những sự gián đoạn.

Nếu bạn biết bạn sẽ có thời gian chờ đợi hoặc thời gian đi lại, lập lịch trình những nhiệm vụ nhỏ như viết một bức thư, ghi chép ra một danh sách mua sắm, đọc sách hoặc nghe băng ghi âm về giáo dục để tận dụng sự mất thời gian (Lakein, 1973). Cố gắng hạn chế thời gian được lên lịch /dự kiến đến khoảng 3 / 4 ngày của bạn, để lại thời gian cho các hoạt động sáng tạo như lập kế hoạch, mơ ước, suy nghĩ, và đọc sách.

Schedule Your Time Appropriately:

Even the busiest people find time for what they want to do and feel is important. Scheduling is not just recording what you have to do (e.g., meetings and appointments), it is also making a time commitment to the things you want to do. Good scheduling requires that you know yourself. Using your time log, you should have determined those times during the day when you are most productive and alert. Plan your most challenging tasks for when you have the most energy. Block out time for your high priority activities first and protect that time from interruptions.

If you know you will have waiting time or commuting time, schedule small tasks such as writing a letter, jotting down a shopping list, reading or listening to educational audiotapes to capitalize on the time loss (Lakein, 1973). Try to limit scheduled time to about 3/4ths of your day, leaving time for creative activities such as planning, dreaming, thinking, and reading.

Miêu tả sơ lược/thiết kế thời gian cho các hoạt động ưu tiên cao của bạn trước tiên và bảo vệ thời gian đó khỏi những sự gián đoạn.

Block out time for your high priority activities first and protect that time from interruptions.

Còn tiếp/ Continue

Đỗ Quý Hội

PhD in Business Administration 

Chương trình đào tạo

slide1 slide2

Hình ảnh hoạt động

slide2

Maps

Thống kê truy cập

113635
Hôm nay
Hôm qua
This Week
Last Week
This Month
Last Month
All days
67
141
386
92432
1771
6169
94105

Your IP: 34.200.222.93
Server Time: 2020-08-11 03:03:53

Copyright © 2017 Công ty TNHH Tư vấn Quản lý CATS

Địa chỉ 277/6B (số cũ 277/6/2) Trường Chinh, Phường 14, Quận Tân Bình, TP. HCM

Điện thoại: 0886.432.126 - Email: doquyhoi@cats-co.com

Hotline:      0916.432.126 - Email: quyhoidoanhthu@gmail.com